Documentele Primăriei Municipiului Timișoara sunt trecute în format digital, într-un proces de digitizare (retrodigitalizare). Deja s-a lucrat cu sute de pagini.
Firma Iorn Mountain face acest proces, printr-un contract de 6 milioane de lei valabil patru ani, până în 2029. Până în prezent, primăria spune că s-au rezolvat deja 500 de cutii de documente. Există documente în arhiva sediului central și din 1978, dar în spațiul de pe strada Văcărescu există și documente din al cincilea deceniu al secolului trecut. Primăria mai are acte pe Bulevardul C.d. Loga, dar și în spații de pe străzile Miorița, Daliei și Văcărescu. ”Acum doi ani am făcut primul pas, digitalizând toate autorizațiile de construire emise în ultimi cinci ani – prima etapă de retrodigitalizare a arhivei Primăriei. În prezent, lucrăm la un nou set de documente, cu obiectivul ca, treptat, întreaga arhivă pe hârtie să fie transformată în format digital. Această inițiativă face parte din efortul mai larg prin care am mutat deja majoritatea serviciilor primăriei în online. Astfel, reducem birocrația, protejăm documentele istorice, le oferim timișorenilor acces rapid și simplu la informații și eficientizăm activitatea administrației”, se laudă primarul Dominic Fritz.
Documentele vor fi sortate, inventariate și ambalate în cutii de arhivare rezistente, apoi transferate într-un spațiu autorizat, specializat în păstrarea și conservarea arhivelor. Ulterior, va urma scanarea documentelor cu recunoaștere optică a caracterelor, indexarea și organizarea pe criterii tematice. Originalele nu vor fi aruncate, ci vor fi puse la dispoziția cetățenilor când e nevoie în termen de 24-48 de ore. Depozitarea documentelor se va face în condițiile cerute de Arhivelor Naționale, în spații dotate cu sisteme de control al temperaturii și umidității, supraveghere video, securitate și protecție împotriva incendiilor. Documentele vor avea coduri de bare, pentru a fi mai ușor de găsi.
Actele vechi vor beneficia de servicii de recondiționare, restaurare și legătorie.
